Een memoriaalboeking is een boeking die niet rechtstreeks volgt uit een factuur/kassabon, kasuitgaven/-inkomsten of bankafschrift. Met andere woorden: er is geen sprake van een geldstroom en er is geen sprake van een inkoop- of verkooptransactie. Voorbeelden van memoriaalboekingen zijn afschrijvingen en de loonjournaalpost (boeking van het bruto-netto traject inclusief werkgeverslasten).

 

Tevens kan een memoriaalboeking gebruikt worden om correcties uit te voeren om bedragen van een GRB-rekening te verplaatsen naar een andere GRB-rekening.

De beginbalans wordt in WinTree niet geboekt met behulp van memoriaalboekingen maar hiervoor wordt een apart menu gebruikt. Zie hiervoor de beschrijving in De beginbalans.

 

Memoriaalboekingen worden geboekt met behulp van het menu Boeken -> Memoriaal. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe journaalpost te maken. Door middel van [Zoeken] kan een reeds aangemaakte journaalpost, die nog niet via een dagafsluiting is verwerkt, worden geopend.

 

Allereerst moeten de gegevens voor de journaalpost worden ingevoerd. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

Dagboek	Hier wordt standaard het dagboek 'Memoriaal' geselecteerd
Periode	Hier wordt standaard de periode uit de systeeminstellingen geselecteerd. Met behulp van de dropdownlijst kan een andere periode geselecteerd worden. In de dropdownlijst kunnen alleen nog niet afgesloten periodes worden geselecteerd. Heropen eerst een periode indien hierin geboekt moeten worden. Moet een memoriaalboeking in een ander boekjaar worden geboekt, selecteer eerst het juiste boekjaar in de systeeminstellingen voordat de memoriaalboeking gemaakt wordt.
Boekstuknummer	Het boekstuknummer wordt automatisch door WinTree toegekend. Dit nummer is het laatste boekstuknummer + 1. Eventueel kan dit nummer handmatig worden aangepast.
Datum	Hier wordt standaard de systeemdatum getoond. Deze datum kan aangepast worden.
Omschrijving	Voer hier een omschrijving in die bij alle mutatieregels zal worden gebruikt.

 

Na het invoeren van al deze gegevens, komt rechts onderin [Toevoegen] beschikbaar. Klik hierop om de mutatieregels voor de memoriaalboeking in te voeren.

Een mutatieregel bestaat uit de volgende gegevens:

Datum	Dit is de boekdatum van de boeking, deze datum wordt overgenomen uit de journaalpost en kan aangepast worden.
Omschrijving	Dit is de omschrijving van de mutatieregel, wordt standaard gevuld met de omschrijving uit de journaalpost en kan handmatig worden aangepast.
Deb/Cred	Selecteer door middel van de dropdownlijst Debet (erbij) of Credit (eraf).
Bedrag	Voer hier het bedrag van de mutatie in. Bedragen zijn altijd positief. Met debet en credit wordt bepaald of het bedrag van de GRB-rekening af gaat of erbij geboekt wordt.
Rekening	Voer hier de GRB-rekening in waar het bedrag vanaf gaat of erbij geboekt wordt. Wordt hier een nummer ingevoerd dat niet bekend is in WinTree dan zal een zoekscherm geopend worden waarin alsnog de juiste GRB-rekening geselecteerd kan worden.
Omschrijving	Dit veld toont de omschrijving van de geselecteerde GRB-rekening.

 

Een memoriaalboeking dient altijd in evenwicht te zijn. Het totaal bedrag debet moet altijd gelijk zijn aan het totaal bedrag credit. Er kan wel verschil zijn in het aantal regels. Een credit boeking kan verdeeld worden over meerdere debet boekingen. Onderin het scherm is zichtbaar wat nog geboekt moet worden om de journaalpost in evenwicht te krijgen.

De journaalpost moet verwerkt worden wanneer deze in evenwicht is. Klik hiervoor op [Akkoord] (rechter bovenhoek).

Door middel van [Wijzigen] (rechter bovenhoek) is het mogelijk om de journaalpost weer muteerbaar te maken.

Wordt het scherm met behulp van het kruisje gesloten, dan komt een melding op het scherm. Wordt in dit scherm op [Ja] geklikt dan wordt het gehele boekstuk, inclusief alle mutaties, verwijderd. Is een journaalpost nog niet helemaal ingevoerd, dan kan het scherm door middel van [Akkoord] wel verwerkt en gesloten worden. Voor het afsluiten moeten de ingevoerde mutatieregels wel in evenwicht zijn. In een later stadium (voor de dagafsluiting) kan de journaalpost weer opgezocht en verwerkt worden.

 

Na de dagafsluiting van het memoriaalboek kan een journaalpost niet meer aangepast worden. Gebruik het menu voor de dagafsluiting om de memoriaal-boekingen verder in het systeem te verwerken.

 

Voorbeeld van een memoriaalboeking

 

Het is mogelijk om regelmatig terugkerende journaalposten vast te leggen in een zgn. set. Deze sets kunnen snel in een memoriaalboeking gekopieerd en verwerkt worden. Lees hiervoor de beschrijving in Gebruik periodieke sets.